Description
Preparar, redactar, desarrollar y transcribir formularios o documentos relacionados con su área de trabajo, tales como cartas, informes, memorandos, entre otros.
Generar e indexar la documentación de las contrataciones en el centro.
Colaborar en los procesos relacionados con el registro mecanizado de asistencia.
Atender a estudiantes, profesorado y público en general que visita la oficina, orientar o referir al área correspondiente.
Recibir, controlar y distribuir la correspondencia que llega a su área de trabajo.
Desarrollar y mantener actualizado un sistema de archivo de documentos.
Evaluar los documentos que se reciben en la oficina para cotejar que cumplan con las normas y procedimientos establecidos.
Coordinar las reuniones de su supervisor(a) y mantener actualizado el calendario de forma electrónica.
Realizar el proceso de digitalización e indexación de documentos, asegurando el cumplimiento con los requisitos y procesos relacionados.
Preparar el material para reuniones y organizar todos los asuntos relacionados, como meriendas, fotocopias, equipo audiovisual, entre otros.
Realizar trámites de viajes de su supervisor(a).
Preparar las requisiciones de compra, encumbrances, contratos de servicios profesionales que se generen en la oficina y canalizarlos.
Preparar y mantener actualizado el inventario de materiales de oficina y realizar las compras cuando sea necesario.
Colaborar con el personal de la unidad en la ejecución de diversas tareas de índole administrativas, de forma presencial o remota.
Requirements
Bachillerato en Administración de Oficinas o Ciencias Secretariales. Un (1) año de experiencia en funciones secretariales que comprendan la ejecución de diversas tareas secretariales y administrativas.
Dominio de las herramientas tecnológicas de productividad empresarial y de las tecnologías de comunicación remota, para apoyar sus funciones y ofrecer servicios de manera física y remota.
Conocimiento de los principios y técnicas de la administración de oficinas.
Habilidad para manejar y administrar su tiempo efectivamente.
Habilidad para redactar comunicaciones y para detectar y corregir errores gramaticales.
Destreza y rapidez en el teclado.
Habilidad para realizar cómputos matemáticos sencillos.
Excelentes destrezas de relaciones interpersonales y orientado(a) al servicio al cliente.
Conocimiento en el uso de equipos tecnológicos y sus programados (Microsoft Office, entre otros).
Excelentes destrezas de comunicación oral y escrita.
Disponibilidad para trabajar en horario flexible, nocturno, fines de semana o según la necesidad del servicio.
Special Requirements
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Benefits
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Contact Information
Contact Email: N/a
Contact Telephone: N/a
It is the policy of Sistema Universitario Ana G. Méndez not to discriminate against any employee or applicant for employment on the basis of race, color, sex, age, pregnancy, marriage, marital status, family bond, social or national origin, social status, physical or mental disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or condition, political affiliation, political or religious beliefs, on the basis of being a victim or perceived victim of domestic violence, sexual assault or stalking, on the basis of being in the military, former military,serving or having served in the Armed Forces of the United States or on the basis of veteran status. For more information, click here.
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We invite women, veterans, and people with disabilities to participate in the recruitment process.